メモの取り方で仕事効率が上がる！8つのコツを紹介
もっと仕事を効率的にこなすために、素早くメモを取れるようになりたい。
仕事に活かせるメモ術ってないかな。
こんな悩みに答えます。
メモの取り方・コツを知って、仕事を充実・効率化させたい！
という人の参考になれば嬉しいです。
メモの取り方で仕事効率が上がる！8つのコツを紹介
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メモを取る時のコツは、下記の通り。
- メモは1冊にまとめる
- 目次を作る
- 日付と会議のテーマを書く
- 要点だけを書く
- くり返し出てくる言葉は記号に置き換える
- 人名はアルファベットで書く
- 色で分ける
- 空白を作る
詳しく説明します。
メモは1冊にまとめる
いざという時に手元になければ、意味がないから。
スケジュールは手帳に…
会議内容はノートに…
と用途別に分けていると、複数のノートを持ち歩くことになってしまいます。
だから、スケジュールも含め、まず全てメモ帳に書き込んでおくと、知りたい時にさっと取り出せるのでおすすめです。
目次を作る
「でも全て書いていたら、色々なタスクがごっちゃになって、どこに何を書いたか分からなくなってしまうのでは？」
と思うかもしれませんが、大丈夫。
メモ帳の最初の数ページを使って、目次を作っておくのです。
急にメモを見返したくなった時、どこに書いてあるかをすぐに把握できるから。
メモにページ番号を書いていくのは、面倒に感じるかもしれません。
でも、実際は書き込んだところだけページ数が分かればいいので、「新しいページにメモをしたら、ついでにページ番号を書く」というのを習慣にしてしまえば、そこまで負担にはならないでしょう。
日付と会議のテーマを書く
日付とテーマは必ず書くようにしてください。
目次を書く時に必要になるし、メモを書く時の指標にもなるから。
最初にテーマを決め、目につくところに書いておけば、論点がずれてしまったり、関係ないことを書こうとしたりすることもなくなります。
また日付も分かりやすいところに書いておけば、いつどんな会話や行動をしたのかも把握でき、見返した時に便利です。
要点だけを書く
要点を見抜く力が身につくから。
そもそも、相手が話していることのすべてをメモするのは、専門家でもないかぎり不可能ですよね。
でも、ついつい関係ない情報も書き込んでいませんか？
「相手の話を要約しながら書く」
ということを意識すると、重要なことと重要ではないことを見分ける力が自然と身につきます。
くり返し出てくる言葉は記号に置き換える
記号を使うことで、無駄がはぶけるから。
例えば、
- 会議→△
- プレゼン→▢
- 資料→✕
というように。
自分が分かればいいので、言葉と記号に関連がなくてもOKです。
最初は戸惑うかもしれませんが、慣れれば素早く書けますよ。
人名はアルファベットで書く
言葉と同じ要領で、人名も省略してしまいましょう。
- 山田さん→Ｙ
- 田中さん→Ｔ
というように。
「それだけだと分からなくならない？」
と思うかもしれませんが、日付とテーマをきちんと書いておけば、誰のことかは意外と分かるものです。
会議のメモの場合、どの会議に誰が参加していたかは、何となく覚えていますよね。
ちなみに、山下さんと山岡さんのように、アルファベットがかぶっている場合は、
- 山下さん→Ｙ・Ｓ
- 山岡さん→Ｙ・Ｏ
というように、2文字目のアルファベットをつけるなど、自分が見て分かる工夫をすればOK。これでも、いちいち漢字で書くより早いですよね。
色で分ける
メモは、三色ボールペンを使うのがおすすめです。
見やすいですからね。
たとえば、とても重要なところは赤、思いついたアイデアは青で書き込むなど。
メモを書いている最中に色を変える余裕がなければ、後からでも必ず色を付けるようにしてください。
そうすると、重要なところを見分ける練習になるし、メモを書いている段階から、「ここは重要だから、後で赤で囲もう」と頭の中で考えられるようになります。
空白を作る
メモは余白を作りながら取りましょう。
テーマごとにページを変えたり、一行空けて書くなど。
メモは必ず後で見返すものなので、その時に思いついたアイディアや、補足情報を書くためです。
それに、ギッシリ書き込まれたメモより、余白のあるメモの方が読む時も楽ですよね。
メモを取った後でさらに効率を上げるコツ（前田裕二氏『メモの魔力』）
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ここからはプラスアルファで、メモを取った後にやっておくとさらに効率が上がるコツを紹介します。
この方法は、前田裕二氏の著書『メモの魔力』を参考に、書き方を少し省略して紹介しているので、詳しく知りたい人はこちらの書籍を読んでみてください。
気づいたことはすぐにメモする
- あの映画のポスターはとてもかっこいいな
- 今日たまたま立ち寄った店は、すごく雰囲気がよかった
こんな風に、ほんの少しでも心が動くものに出会ったら、すぐにメモしてみてください。
自分の人生に活かせるアイデアは、日常生活のいたる所に転がっているからです。
「そんな一見どうでもいいことをメモして、アイデアなんか見つかるの？」
と思うかもしれません。
確かに、このままではただの感想です。
でもここから「抽象化」という作業を行うことで、物事の本質を見抜けるようになります。
メモは左ページに書く
上でも、空白を作るとよいと書きましたが、この方法では、左ページにメモを書き、右ページはまるまる空けておきます。
前田氏によると、
- 左側に左脳的な事実（＝メモ）
- 右側に右脳的な発想
というように、脳の構造に合わせたメモの取り方をすることで、脳のポテンシャルを最大限に引き出せるのだそう。
なので、まずはメモ帳かノートの左ページに、上に書いたメモを取る際のコツを参考にして、事実を書いていきます。
右ページは2つに分ける
左ページで得た情報＝インプットについて書いたら、右ページではアウトプットをしていきます。
まず、右ページの真ん中に縦線を引き、ページを左右に分けてください。
こんな感じ。（メモ帳が小さく左右に分けると書きにくくなってしまう場合は、真ん中に横線を引いて上下に分けても問題はないかと思います。）
そして右ページには、左ページに書いた情報から分かることをまとめていきます。
「WHY？」「HOW？」を問いかける
ここから、「抽象化」を行います。
左ページにまとめた情報に対して、「WHY？」もしくは「HOW？」を問いかけてください。
メモした事実に対して、
- なぜそうなったのか？
- どのようにしてそうなったのか？
を問い、他のことに応用できる法則や気づきを探します。
見つけたら、分割した右ページの左側に書き込みましょう。
上に書いた、
- 今日たまたま立ち寄った店は、すごく雰囲気がよかった
を例にとると、
Q：なぜその店は雰囲気が良いと感じたのか？
と問いかけます。
答えは、
A：壁や、商品の陳列棚が白で統一されていて、清潔感があり、広々とした空間に感じられたから。
ここまで分かったら、右ページの左側には、下記のように書いてください。
- 壁や家具を白で統一すると、清潔感が出て、広々とした空間に感じられる。
この事実は、お店のレイアウトだけでなく、自分の家や職場のデザインにも転用できますよね。
活かせることはないかを考える
右ページの右側には、「抽象化」して分かった事実から、自分の人生にどう活かすかを書いていきます。
右ページの左に、
- 壁や家具を白で統一すると、清潔感が出て、広々とした空間に感じられる。
と書いたのなら、
- 自分の家の家具も白で統一する。
- 会社にある自分のデスクも、小物は白で統一すると、清潔感が出て上司の印象もよくなるかも。
というように。
こうすることで、ただ「あの店は雰囲気いいな～」と思っているだけでは、たどり着けなかったアイデアを閃くことができるのです。
回りくどい作業に感じられますが、これを毎日コツコツ続ければ、いつかは本当に人生を変えてしまうような素晴らしいアイデアにたどり着けるかもしれませんよ。
まとめ：メモの取り方次第で人生は変わる
くり返しになりますが、メモを取る時のコツは、下記の通り。
- メモは1冊にまとめる
- 目次を作る
- 日付と会議のテーマを書く
- 要点だけを書く
- くり返し出てくる言葉は記号に置き換える
- 人名はアルファベットで書く
- 色で分ける
- 空白を作る
そして、さらにメモを活かして人生を豊かにしたければ、
メモに対して「WHY？」「HOW？」を問いかけ、そこから自分の人生に転用できることを考える。
これをやってみてください。
一見面倒な作業に思えても、これを何年、何十年と続ければ、何もしなかった人とは大きな差が開いているかもしれません。
メモの取り方次第で、人生は変わります。
